1Informacje ogólne
Niniejsza polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w serwisie i aplikacji Wizytak.pl (dalej: „Platforma”).
Administratorem danych jest Wiktor Czechowski, prowadzący Wizytak.pl jako osoba fizyczna (działalność nierejestrowana).
Wobec danych Stylistów i osób, które same zakładają konto lub rezerwują wizytę, występujemy jako administrator. Wobec danych klientów wprowadzanych przez Stylistę do jego kalendarza, notatek i listy kontaktów jesteśmy podmiotem przetwarzającym — administratorem tych danych pozostaje Stylista, który decyduje o ich zakresie i celu, a my przetwarzamy je na jego polecenie i wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania Platformy.
Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@wizytak.pl
2Jakie dane zbieramy
W zależności od tego, jak korzystasz z Platformy, możemy przetwarzać następujące dane:
Dane konta (Stylistów i klientów z kontem):
- imię i nazwisko
- adres e-mail
- numer telefonu — klient potwierdza go kodem SMS przed pierwszą rezerwacją, a Stylista przed okresem próbnym; w pozostałych przypadkach tylko jeśli go podasz
- miasto (jeśli je podasz)
- nazwa firmy lub salonu, opis, zdjęcia, cennik, godziny pracy i portfolio — w przypadku Stylistów
- hasło — wyłącznie w postaci nieodwracalnego skrótu kryptograficznego
Dane klientów Stylistów (rezerwacje i kalendarz):
- imię i nazwisko
- numer telefonu i adres e-mail
- historia wizyt, wybrane usługi i ich ceny
- notatki dotyczące usług (np. preferencje co do koloru lub długości)
- udział w programie lojalnościowym Stylisty (liczba wizyt, przyznane nagrody)
- opinie wystawione Styliście
Dane z logowania przez Facebooka lub Google:
Jeśli zalogujesz się przez zewnętrzną usługę, za Twoją zgodą wyrażoną w oknie tej usługi otrzymujemy wyłącznie:
- Facebook (Meta) — adres e-mail, imię i nazwisko (uprawnienia „email” i „public_profile”) oraz identyfikator Twojego konta nadawany przez Facebooka wyłącznie dla Wizytak.pl
- Google — adres e-mail, imię, nazwisko i identyfikator konta Google
Nie otrzymujemy Twojego hasła do tych usług, listy znajomych, zdjęć, postów ani wiadomości. Szczegóły w sekcji „Logowanie przez Facebooka i Google”.
Linki do mediów społecznościowych:
- adresy profili na Instagramie, Facebooku, TikToku lub stronie internetowej — jeśli Stylista doda je do swojego profilu. Są widoczne publicznie na profilu, tak jak inne dane wizytówki
Dane z zapisu na newsletter (jeśli się zapiszesz):
- adres e-mail
- data i godzina zapisu, potwierdzenia i ewentualnego wypisania
- treść zgody pokazana przy zapisie i miejsce zapisu (stopka strony, rejestracja, ustawienia konta)
- adres IP i informacje o przeglądarce z chwili zapisu i potwierdzenia
Dane zbierane automatycznie:
- adres IP
- informacje o urządzeniu i przeglądarce (tzw. user agent)
- odwiedzane podstrony Platformy i źródło wejścia na profil Stylisty (np. link udostępniony w social mediach, kod QR)
- identyfikatory plików cookies
- logi serwera (data i godzina żądania, kod odpowiedzi, błędy)
Dane płatnicze (Styliści kupujący plan):
- identyfikator klienta i płatności u operatora płatności
- status i okres opłaconej subskrypcji
- typ karty i jej cztery ostatnie cyfry — pełnych danych karty nie otrzymujemy
- dane do faktury podane przy płatności: imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres oraz NIP (jeśli kupujesz jako firma)
Kiedy zbieramy te dane:
- przy zakładaniu konta — przez formularz albo logowanie przez Facebooka lub Google
- przy zapisie na newsletter — w stopce strony, przy zakładaniu konta albo w ustawieniach konta
- przy uzupełnianiu profilu Stylisty, cennika, godzin pracy i portfolio
- przy rezerwacji wizyty — od osoby rezerwującej albo od Stylisty wpisującego wizytę ręcznie
- przy dodawaniu opinii, korzystaniu z programu lojalnościowego i kontakcie z nami
- przy zakupie planu — za pośrednictwem operatora płatności
- automatycznie podczas korzystania z Platformy — dane techniczne i cookies
3W jakim celu przetwarzamy dane
Dane przetwarzamy wyłącznie w następujących celach:
- założenie i prowadzenie konta — zalogowanie Cię, rozpoznanie przy kolejnym logowaniu i uzupełnienie imienia oraz e-maila w profilu
- obsługa rezerwacji i kalendarza — przekazanie Styliście danych potrzebnych do umówienia i przeprowadzenia wizyty
- przypomnienia o wizytach — e-mail przed umówioną wizytą, wysyłany w imieniu Stylisty (szczegóły w sekcji „Przypomnienia o wizytach”)
- newsletter — informacje o starcie Platformy, nowych funkcjach i porady, wyłącznie za Twoją zgodą (szczegóły w sekcji „Newsletter”)
- program lojalnościowy — zliczanie wizyt i przyznawanie nagród ustalonych przez Stylistę
- płatności i subskrypcje — rozliczenie planu, faktury, zwroty
- statystyki dla Stylisty — zestawienia wizyt, przychodu z cennika i źródeł wejść na jego profil, widoczne wyłącznie dla tego Stylisty
- bezpieczeństwo — ochrona kont przed przejęciem, zapobieganie nadużyciom i spamowi
- rozwój Platformy — zanonimizowane statystyki odwiedzin, o ile wyrazisz zgodę na cookies analityczne
- obowiązki prawne — przechowywanie dokumentacji rozliczeniowej, rozpatrywanie reklamacji
Nie sprzedajemy danych, nie przekazujemy ich reklamodawcom i nie wykorzystujemy ich do wyświetlania reklam.
4Podstawa prawna przetwarzania
Każdy rodzaj danych przetwarzamy na konkretnej podstawie wynikającej z RODO:
- wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — prowadzenie konta, logowanie (także przez Facebooka i Google), obsługa rezerwacji, realizacja płatności i zwrotów
- obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) — przechowywanie dokumentacji rozliczeniowej i podatkowej, rozpatrywanie reklamacji
- prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — bezpieczeństwo Platformy, zapobieganie nadużyciom (m.in. potwierdzenie numeru telefonu kodem SMS przed pierwszą rezerwacją, żeby fałszywe rezerwacje nie blokowały Stylistom terminów), statystyki dla Stylistów, dochodzenie roszczeń, przechowywanie dowodu zgody na newsletter
- zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) — newsletter oraz cookies analityczne. Zgodę można wycofać w każdej chwili; nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej.
5Logowanie przez Facebooka i Google
Możesz założyć konto i logować się przez Facebooka (Meta Platforms Ireland Ltd.) lub Google (Google Ireland Ltd.). Wygląda to tak:
- po kliknięciu przycisku otwiera się okno wybranej usługi, w którym decydujesz, czy udostępnić nam dane
- usługa przekazuje nam jednorazowy token; nasz serwer używa go wyłącznie do potwierdzenia Twojej tożsamości i odczytania adresu e-mail, imienia i nazwiska — tokena nie przechowujemy
- jeśli masz już konto — połączone wcześniej albo z tym samym adresem e-mail — logujemy Cię do niego
- jeśli konta jeszcze nie ma, zanim je założymy, prosimy o akceptację Regulaminu i Polityki prywatności; zapis na newsletter jest osobnym, dobrowolnym polem. Bez akceptacji konto nie powstaje, a dane otrzymane od usługi nie są zapisywane
- zapisujemy e-mail, imię, nazwisko, identyfikator konta w tej usłudze oraz datę połączenia i ostatniego logowania — po to, żeby przy kolejnym logowaniu rozpoznać, że to Ty, i pokazać połączenie w ustawieniach konta
Czego nie robimy z danymi z Facebooka i innych usług:
- nie publikujemy niczego w Twoim imieniu
- nie pobieramy listy znajomych, zdjęć, postów, polubień ani wiadomości
- nie przekazujemy tych danych innym podmiotom i nie używamy ich do reklam
Dostęp Wizytak.pl do konta na Facebooku możesz w każdej chwili odebrać: Facebook → Ustawienia i prywatność → Ustawienia → Aplikacje i witryny → Wizytak → Usuń. Odebranie dostępu nie usuwa konta w Wizytak.pl — jak to zrobić, opisujemy w sekcji „Jak usunąć swoje dane”.
6Przypomnienia o wizytach
Jeśli umówisz wizytę u Stylisty, którego plan obejmuje przypomnienia, wyślemy Ci e-mail przed wizytą — w jego imieniu. Przypomnienie przychodzi z adresu Wizytak.pl, a odpowiedź na nie trafia bezpośrednio do Stylisty.
- jakie dane — Twój adres e-mail i imię oraz termin, usługa i adres wizyty
- podstawa — realizacja umówionej wizyty (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Przypomnienie nie zawiera reklam, dlatego nie wymaga osobnej zgody
- kto decyduje — administratorem tych danych jest Stylista; my wysyłamy przypomnienia na jego polecenie, jako podmiot przetwarzający
- rezygnacja — w każdej wiadomości jest link „Nie chcę przypomnień”. Wyłącza przypomnienia od tego Stylisty; rezerwacje działają dalej
Zapisujemy, jakie przypomnienia wysłaliśmy i kiedy, żeby nie wysłać ich drugi raz. Ten zapis usuwamy razem z wizytą.
8Dane widoczne publicznie
Część danych na Platformie jest z założenia jawna. Osoba niezalogowana zobaczy:
- profil Stylisty — nazwę, opis, zdjęcie, lokalizację, zakres i ceny usług, godziny pracy oraz portfolio
- numer telefonu Stylisty — wyłącznie jeśli sam włączy tę opcję
- opinie i oceny — treść opinii wraz z imieniem lub nazwą wyświetlaną autora oraz datą
Dane te są dostępne pod publicznym adresem profilu i mogą zostać zindeksowane przez wyszukiwarki. Po usunięciu treści z Platformy może ona przez pewien czas pozostać w wynikach wyszukiwania — na co nie mamy wpływu.
Stylista może w każdej chwili ukryć swój profil w ustawieniach konta. Autor opinii może poprosić o jej usunięcie, pisząc na adres z sekcji 1.
9Płatności
Płatności obsługuje Stripe Payments Europe, Ltd. z siedzibą w Irlandii, działający jako odrębny administrator danych płatniczych zgodnie z własną polityką prywatności.
Wizytak.pl nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych ani danych do bankowości. Przy zakupie przekazujemy operatorowi adres e-mail, nazwę profilu i identyfikator konta, a otrzymujemy wyłącznie informacje niezbędne do rozliczenia:
- identyfikator klienta i płatności po stronie operatora
- status płatności oraz okres, za który została opłacona
- informację o nieudanej płatności, zwrocie lub zakwestionowaniu płatności
- cztery ostatnie cyfry karty i jej typ — wyłącznie do rozpoznania metody płatności
Dane te przechowujemy przez okres wymagany przepisami rachunkowymi i podatkowymi, także po usunięciu konta.
10Narzędzia analityczne
Za Twoją zgodą korzystamy z Google Analytics, aby zobaczyć, które funkcje są używane, i poprawiać działanie Platformy. Bez zgody narzędzie nie jest uruchamiane.
Niezależnie od tego zliczamy wejścia na profile Stylistów (data, źródło wejścia, adres IP i przeglądarka), żeby pokazać Styliście, skąd przychodzą klienci. Te statystyki widzi wyłącznie Stylista, którego profil dotyczą, i to w postaci zbiorczej.
Źródło wejścia to krótkie oznaczenie z linku, np. „kod QR”, „Instagram” albo „udostępniony link”. Przy rezerwacji zapisujemy je razem ze zgłoszeniem, żeby Stylista wiedział, ile rezerwacji dało każde źródło. Jeśli wyrazisz zgodę na cookies analityczne, przeglądarka pamięta źródło Twojego pierwszego wejścia na dany profil do 30 dni (do wysłania rezerwacji). Bez tej zgody źródło jest pamiętane tylko do zamknięcia karty przeglądarki.
11Komu przekazujemy dane
Dane przekazujemy wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania Platformy:
- Stylistom — dane z rezerwacji trafiają do Stylisty, u którego rezerwujesz wizytę
- Stripe Payments Europe, Ltd. — obsługa płatności i zwrotów oraz wiadomości e-mail o płatnościach (np. nieudana płatność, potwierdzenie płatności w banku, wygasająca karta)
- Fakturownia (fakturownia.pl) — wystawianie i wysyłka faktur VAT
- Krajowy System e-Faktur (KSeF) prowadzony przez Ministra Finansów — faktury dla firm, zgodnie z przepisami o podatku VAT
- Railway Corporation — hosting aplikacji i bazy danych
- Cloudflare, Inc. — hosting strony internetowej, przechowywanie przesłanych zdjęć i plików oraz ochrona przed atakami
- Google Ireland Ltd. — logowanie przez Google oraz statystyki odwiedzin (Google Analytics, za zgodą)
- Meta Platforms Ireland Ltd. — logowanie przez Facebooka
- dostawcy poczty e-mail i bramek SMS — wysyłka powiadomień, przypomnień o wizytach i newslettera
- podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa — wyłącznie na udokumentowane żądanie
W jaki sposób dane są przekazywane:
- wyłącznie drogą elektroniczną, przez szyfrowane połączenia (HTTPS/TLS)
- wyłącznie w zakresie potrzebnym do konkretnej usługi — dostawca płatności nie dostaje historii wizyt, a dostawca hostingu nie dostaje danych kart
- na podstawie umów powierzenia przetwarzania, zobowiązujących dostawców do poufności i odpowiednich zabezpieczeń
- nigdy w formie sprzedaży, wymiany ani udostępnienia do celów marketingowych
12Przekazywanie danych poza EOG
Część dostawców należy do grup z siedzibą w Stanach Zjednoczonych i może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przekazanie odbywa się wtedy na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU–US Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami technicznymi.
Kopię zastosowanych zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na adres z sekcji 1.
13Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka:
- cała transmisja odbywa się przez szyfrowane połączenie HTTPS/TLS, wymuszane po stronie serwera wraz z HSTS
- hasła przechowujemy wyłącznie jako nieodwracalne skróty kryptograficzne
- pełne dane kart nigdy nie trafiają na nasze serwery — obsługuje je certyfikowany operator zgodny z PCI DSS
- dostęp do danych produkcyjnych mają tylko osoby, którym jest niezbędny, chroniony indywidualnymi poświadczeniami
- sesje są zabezpieczone przed przechwyceniem (bezpieczne ciasteczka, ochrona przed CSRF, blokada osadzania w ramkach)
- kopie zapasowe bazy danych są szyfrowane
- oprogramowanie aktualizujemy na bieżąco, w szczególności poprawki bezpieczeństwa
W razie naruszenia ochrony danych, które może powodować wysokie ryzyko dla praw lub wolności osób, poinformujemy te osoby oraz organ nadzorczy w terminach wymaganych przez RODO. Podejrzenie luki bezpieczeństwa prosimy zgłaszać na adres z sekcji 1.
14Jak usunąć swoje dane
Możesz w każdej chwili usunąć swoje konto i dane — także jeśli logujesz się przez Facebooka lub Google.
Jak to zrobić:
- w aplikacji: Ustawienia konta → Usuń konto. Potwierdzasz hasłem, a przy koncie bez hasła (logowanie przez Facebooka lub Google) — kodem wysłanym e-mailem
- albo napisz na kontakt@wizytak.pl z tematem „Usunięcie danych” — najlepiej z adresu e-mail przypisanego do konta. Jeśli piszesz z innego adresu, poprosimy o dodatkowe potwierdzenie, żeby nikt nie usunął cudzego konta
Co dzieje się po prośbie:
- konto jest od razu wyłączone: profil znika z wyszukiwarki, opinie wystawione przez Ciebie przestają być widoczne, a sesje na wszystkich urządzeniach wygasają
- nadchodzące wizyty i oczekujące rezerwacje są odwoływane, a druga strona (klient albo Stylista) dostaje wiadomość e-mail
- subskrypcja przestaje się odnawiać — nie pobieramy kolejnych opłat. Usunięcie konta nie jest wnioskiem o zwrot; zasady zwrotów opisuje Regulamin
- przez 14 dni możesz przywrócić konto: zaloguj się albo kliknij link z wiadomości, którą wyślemy. Na 2 dni przed końcem przypomnimy Ci o tym e-mailem. Odwołane wizyty nie wracają
- po 14 dniach usuwamy konto na stałe — tego nie da się już cofnąć. O zakończeniu poinformujemy Cię e-mailem
Co zostanie usunięte:
- konto, dane profilu, zgody i dane otrzymane z Facebooka lub Google
- w przypadku Stylisty — profil publiczny, usługi, zdjęcia (także pliki), kalendarz i dane klientów wpisane przez Stylistę
- opinie wystawione przez Ciebie, ulubieni Styliści, karty lojalnościowe i zapis na newsletter
Co zostaje po usunięciu:
- wizyty umówione przez Wizytak zostają w historii Stylisty jako „Klient (konto usunięte)” — bez imienia, e-maila, telefonu i wiadomości. Stylista nie traci historii swoich wizyt i przychodów, a Ciebie nie da się w niej zidentyfikować
- dokumenty rozliczeniowe i historię płatności — przez okres wymagany prawem podatkowym (5 lat od końca roku podatkowego). Faktury przechowuje program do faktur (Fakturownia) i KSeF, u nas zostaje jedynie minimalny zapis pozwalający je odnaleźć
- zgłoszenia treści wysłane przez Ciebie lub dotyczące Ciebie oraz decyzje moderatorów — bez danych konta, jako ślad moderacji wymagany przez akt o usługach cyfrowych (DSA)
- skrót (hash) zweryfikowanego numeru telefonu — wyłącznie po to, żeby okres próbny przysługiwał na dany numer tylko raz. Z samego skrótu nie da się odczytać numeru
- adres Twojego profilu (np. wizytak.pl/twoj-salon) jest zablokowany przez rok, żeby nikt nie mógł podszyć się pod Ciebie i przejąć Twoich klientów
- dane niezbędne do obrony przed roszczeniami — do upływu terminu przedawnienia
Kopie zapasowe bazy danych przechowujemy przez 30 dni, więc po tym czasie Twoje dane znikną także z nich. Gdybyśmy musieli odtworzyć bazę z kopii, usunięte konta usuwamy ponownie.
Jeżeli Twoje dane (np. jako klienta) wpisał do swojego kalendarza Stylista, jest on ich administratorem — możesz zwrócić się bezpośrednio do niego albo napisać do nas, a przekażemy prośbę i pomożemy ją zrealizować.
Samo odebranie Wizytak.pl dostępu w ustawieniach Facebooka nie usuwa konta — trzeba wysłać prośbę opisaną wyżej.
15Prawa użytkownika
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii
- sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) — jak to zrobić, opisujemy w sekcji „Jak usunąć swoje dane”
- ograniczenia przetwarzania
- przenoszenia danych w powszechnie używanym formacie
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania
- skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)
Prośby w sprawie danych wysyłaj na kontakt@wizytak.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne.
16Okres przechowywania danych
Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to potrzebne do celu, w którym je zebraliśmy:
- dane konta i profilu — przez czas korzystania z Platformy, a po prośbie o usunięcie konta 14 dni (okres na przywrócenie konta); z kopii zapasowych znikają po kolejnych 30 dniach
- dane rozliczeniowe, faktury i historia płatności — 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy
- dane niezbędne do dochodzenia lub obrony roszczeń — do upływu terminu przedawnienia
- dane klientów wprowadzone przez Stylistę — przez czas trwania jego konta; po jego usunięciu są kasowane razem z profilem
- dane techniczne i logi — do 12 miesięcy
- dziennik wysłanych e-maili (adres, temat, informacja o doręczeniu) — 90 dni
- zapis na newsletter — niepotwierdzony 30 dni, potwierdzony do wypisania się, a po wypisaniu dowód zgody przez 3 lata (szczegóły w sekcji „Newsletter”)
- adresy, na które wiadomość się nie dostarczyła albo została zgłoszona jako spam — do czasu, aż poprosisz o ich usunięcie. Ta lista chroni przed ponownym wysyłaniem na taki adres
- korespondencja z nami — 2 lata od zakończenia sprawy
18Zmiany w polityce prywatności
Polityka może być aktualizowana — na przykład gdy dodamy nową funkcję albo zmienimy dostawcę usługi. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem wizytak.pl/polityka-prywatnosci, a data ostatniej zmiany widnieje na górze strony.
O zmianach istotnych — nowym celu przetwarzania, nowej kategorii danych albo nowym odbiorcy — poinformujemy zarejestrowanych użytkowników z wyprzedzeniem, e-mailem i komunikatem po zalogowaniu. Jeżeli zmiana będzie wymagała zgody, poprosimy o nią osobno.
19Wiek użytkowników
Konto w Wizytak.pl mogą zakładać wyłącznie osoby, które ukończyły 16 lat. Nie kierujemy Platformy do dzieci i świadomie nie zbieramy ich danych.
Osobę niepełnoletnią może umówić na wizytę rodzic lub opiekun — wtedy to on podaje dane do rezerwacji. Jeżeli dowiemy się, że konto założyła osoba poniżej 16 lat bez zgody opiekuna, usuniemy je wraz z danymi.